Es gibt sie, diese Menschen die Zeit im Überfluss haben. Und das, obwohl sie dreimal so viele Aufgaben zu schaffen scheinen wie wir. Aber wie machen sie das?
Eine Zeitmaschine haben sie sicherlich nicht. Und gänzlich auf Schlaf verzichten, um auch in der Nacht zu arbeiten, scheint ebenfalls unwahrscheinlich. Dabei ist der Trick simpel: Sie haben eine gute Wochenplanung.
Ich brauche keine Wochenplanung!
Du bist eher ein kreativer Freigeist und brauchst viele Spielräume, um dich entfalten zu können? Eine Wochenplanung würde dich bloß viel zu sehr einschränken, also lässt du es lieber bleiben? Oder dir fehlt schlichtweg die Zeit, auch noch einen Plan für die Aufgaben zu erstellen, die du eh schon alle nicht schaffst?
Dann gibt es eine schlechte Nachricht für dich: So wirst du niemals mehr Zeit haben. Natürlich kannst du schneller und länger arbeiten. Aber darunter werden erst deine Lebensqualität und dann deine Gesundheit leiden.
Um es auf den Punkt zu bringen: Wenn dein jetziger Arbeitsstand dich unglücklich macht, musst du etwas daran ändern.
Weshalb du doch eine Wochenplanung brauchst
Wie sieht deine typische Woche aus? Weißt du schon, welche Termine und Aufgaben an welchem Tag anliegen, oder wirst du immer wieder aufs Neue überrascht? Wie häufig musst du Aufgaben unterbrechen, weil etwas dazwischen kommt?
Mit einer gut strukturierten Planung kannst du all diese Probleme umgehen. Da du weißt, was wann auf dich zukommt, kannst du dich darauf einstellen. Einzelheiten vergisst du nicht mehr, denn sie sind eingeplant. Kurzum: Du kannst entspannter und effizienter arbeiten.
Wie legst du eine Wochenplanung fest?
Am besten gehst du dafür in mehreren Schritten vor. Wichtig ist, dass du nicht erwartest, schon nach einer Woche die perfekte Lösung zu haben. Du brauchst vermutlich ein paar Anläufe, bis du einen Plan hast, der perfekt zu dir passt. Passe ihn also immer wieder an, bist alles gut klappt.
Schritt 1: Plane Zeit ein
Das klingt zuerst kontra-intuitiv: Noch mehr Zeit einplanen, um Zeit zu sparen? Dennoch ist dieser Schritt wichtig. Denn nur, wenn du deine Wochenplanung mit genügend Zeit angehst, funktioniert sie auch und hilft dir, entspannter zu besser zu arbeiten. Länger als eine, maximal zwei Stunden wird dies nicht dauern.
Schritt 2: Langzeitziele
In deiner Wochenplanung geht nicht nur um das, was du in dieser Woche erledigen wirst. Sondern auch darum, wie es dir weiterhilft, deine großen langfristigen Ziele zu erreichen. Behalte deshalb auch bei kleinteiligen Plänen deine großen Ziele im Blick.
Schritt 3: Rekapitulieren und freuen
Schaue nicht nur nach vorne, sondern wirf auch einen Blick zurück. Was hat in der vergangenen Woche gut geklappt, was weniger gut? Woran lag es, dass es gehakt hat? Deine Wochenplanung wird nur besser, wenn du sie immer wieder an dein Leben anpasst. Vergiss aber auch nicht, dich über alles zu freuen, was du richtig gut hinbekommen hast!
Schritt 4: Plane die Woche
Nun verteilst du die Aufgaben für diese Woche. Dies sind Kleinigkeiten, aber auch Teilaufgaben größerer Projekte – eben alles, was anfällt. Strukturiere dabei auch die einzelnen Tage, während du in einem Wandkalender die Projekte einträgst, die über mehrere Monate hinweg laufen.
Wichtig: Schaffe an jedem Tag Zeiten, in denen du ungestört arbeiten kannst. Du musst nicht jede Mail sofort beantworten, also rufe deine Mails nicht alle fünf Minuten ab.
Schritt 5: Puffer einplanen
Unvorhergesehene gibt es immer. Plane deshalb Puffer zwischen den einzelnen Aufgaben ein. So kannst du Verzögerungen ausgleichen – oder dich über eine kurze Pause freuen und entspannen.
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