Delegieren ist eine hohe Kunst. Wer es kann, spart nicht nur viel Zeit, sondern holt auch das Beste aus seinem Team heraus. Wer es nicht kann, verzettelt sich in Aufgaben, kriegt kaum etwas rechtzeitig fertig und ist permanent gestresst.
Aber delegieren ist weitaus mehr, als „nur“ Aufgaben an andere abzugeben. Zumindest, wenn du Stress vermeiden und Zeit sparen möchtest. Worauf kommt es also an, damit es richtig gut klappt?
Weshalb delegieren so schwer fällt
In der Theorie scheint es so einfach zu sein: Du kommst zu deinem Team oder deinen Mitarbeitern, gibst ihnen eine Liste mit Aufgaben und sie bearbeiten diese für dich. Euer Projekt wird zeitnah fertig gestellt, jeder kann sich mit seinen Fähigkeiten einbringen, und am Ende sind alle zufrieden.
In der Praxis sieht es hingegen oft sehr schlimm aus: Ein schlechtgelaunter Chef gibt seinen Angestellten Aufgaben, will alles kontrollieren und die Lorbeeren für die Arbeit einheimsen, aber wenn es Probleme gibt, sind die Mitarbeiter schuld. Zumindest, falls der Vorgesetzte überhaupt delegieren will, denn manche schaffen es nicht einmal, kleine Aufgaben abzugeben.
Doch was macht es vielen Menschen so schwer, zu delegieren? Fast immer sind dies die Gründe:
- Ihnen fehlt das Vertrauen, dass Andere die Aufgabe „richtig“ erfüllen. Sie können nicht von ihrer eigenen Idee loslassen; wenn etwas nicht genau so passiert, wie sie es sich vorstellen, sind sie unzufrieden.
- Jemand anderes könnte das Lob für „ihr“ Projekt bekommen. Wenn sie die Verantwortung dafür tragen, möchten sie auch das Lob dafür erhalten.
- Sie wollen nicht aussehen, als könnten sie die Aufgabe nicht alleine lösen.
- Sie haben ein schlechtes Gewissen, Anderen Arbeit aufzuhalsen.
Delegieren kann man lernen
Delegieren kann man lernen. Je nachdem, wie schwer es dir fällt, wird das ein größeres oder kleineres Stück Arbeit für dich. Angehen solltest du es aber auf jeden Fall. Denn Aufgaben nicht auch abgeben zu können, bremst dich aus. Gehe dabei schrittweise vor:
- Definiere die einzelnen Aufgaben. Das hilft auch dir, den Überblick zu bewahren. Unterteile große Projekte in Einzelaufgaben, lege Deadlines fest und bringe sie in eine sinnvolle Reihenfolge: Was muss zuerst getan werden, und welche Aspekte können parallel bearbeitet werden?
- Sortiere knallhart aus, welche Aufgaben du nicht selbst erfüllen musst. Es geht nicht darum, welche Aufgaben du selbst übernehmen willst, sondern bei welchen du unverzichtbar bist. Alle anderen kannst du delegieren.
- Suche die am besten geeignete Person für den Job.
So klappt das Delegieren
Damit die Zusammenarbeit langfristig funktioniert, ist eine Sache entscheidend: Kommunikation. Wenn dein Team nicht das Ergebnis liefert, das du erwartest, hast du vielleicht nicht deutlich genug gemacht, was du willst. Stelle deshalb folgende Punkte sicher:
- Dass das Ziel klar definiert ist. Beschreibe dabei präzise, denn „wir wollen einen tollen Flyer gestalten“ ist die beste Voraussetzung für ein Missverständnis. Gib Rahmenrichtlinien vor und lasse ggf. Entwürfe anfertigen.
- Stelle sicher, dass du das Ziel definierst und nicht den Weg dorthin. Habe Vertrauen in dein Team, dass sie ihren Teil der Arbeit machen werden, auch wenn ihre Wege zum Erfolg für dich unkonventionell erscheinen. Die Hauptsache ist doch, dass das Ergebnis stimmt.
- Alle Teammitglieder müssen offen kommunizieren, was sie wollen und brauchen. Je weiter die Fachkenntnisse auseinander liegen, desto schwerer können die beteiligten Personen wissen, was andere für ihre Arbeit brauchen.
- Haltet regelmäßig Rücksprachen. Hier geht es um das Feintuning und mögliche Probleme. Wenn diese rechtzeitig angesprochen werden, können sie unkompliziert gelöst werden.
- Wenn der Rahmen es erlaubt, gebt beim fertigen Projekt an, wer welchen Teil beigetragen hat. So geht niemand unter oder streicht fremde Lorbeeren ein.
Fazit
Delegieren bringt zu viele Vorteile mit sich, um nicht zu lernen, wie es funktioniert. Wenn es dir schwer fällt, Verantwortung abzugeben, solltest du herausfinden, was die Gründe dafür sind. Und dann arbeite daran, dir die Kunst des Delegierens anzueignen.
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