Entspannter und effektiver arbeiten mit der GTD-Methode

Termindruck im Job, Verpflichtungen in der Freizeit und unzählige Gedanken an all das, was wir noch erledigen müssen, sorgen schnell für das Gefühl der Überforderung. Gedanken an das, was wir eigentlich im Leben wollen, haben da keinen Platz mehr. To-Do-Listen oder gar komplexe Zeitmanagement-Systeme sollen helfen, Aufgaben und Termine im Job in den Griff zu bekommen. Bleibt noch all das, was darüber hinaus im Kopf herumschwirrt – das zu führende Telefonat mit der besten Freundin, der zu erledigende Anruf wegen der nächsten Vorsorgeuntersuchung beim Zahnarzt etc. Abhilfe soll die Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen schaffen.

Das Prinzip der GTD-Methode

Im Gegensatz zu anderen Zeit- oder Selbstmanagement-Methoden, die sich lediglich auf Termine oder Aufgaben im beruflichen Kontext beziehen, umfasst die GTD-Methode alles, was uns im Kopf herumschwirrt.

Alles, was an einem Tag hereinkommt, wird zunächst in Eingangskörbe sortiert. Zu diesen zählen Boxen für Loseblatt-Sammlungen auf dem Schreibtisch genauso wie E-Mail-Eingänge oder Notizbücher. Es sollten genügend Eingangskörbe vorhanden sein, um alles aufzunehmen, jedoch keinesfalls mehr als nötig. Sie dienen tatsächlich der Sortierung, nicht etwa dem Ablegen von Dingen. In sie gelangen E-Mails, Briefe, aber auch Gedanken und Ideen, beispielsweise in Form kleiner Zettel. Die Eingangsboxen werden täglich geleert. Alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort gemacht, alles, was delegiert werden kann, wird ohne Verzögerung weitergeleitet. Alles andere wird als „Projekt“ tituliert. Für jedes Projekt gibt es eine spezielle To-Do-Liste. Ein Projekt kann dabei der Termin mit einem Kunden oder aber auch der zu planende Kindergeburtstag, der Einkauf oder das Meeting mit dem Chef sein. Alle Aufgaben, die einer Liste zugeordnet werden, werden ohne Priorität notiert. Es wird dabei aber nicht nur die spezielle Aufgabe notiert, sondern auch der nächste konkrete Schritt, der zu ihrer Erledigung nötig ist sowie das gewünschte Ziel. Es reicht also nicht aufzuschreiben, dass eine Weihnachtsfeier organisiert werden muss, sondern es wird das Ziel, das Stattfinden der Feier an einem bestimmten Tag mit allen Kollegen, notiert. Der nächste Schritt könnte dabei sein, eine Einladung an alle Mitarbeiter des Unternehmens zu schicken oder einen Raum zu organisieren.

Neben den Eingangskörben, den Projektlisten und dem Terminkalender, besteht das GTD-Prinzip aus 43 Mappen. Jeder Monat erhält eine eigene Mappe, diese wiederum je 31 für jeden Tag des Monats. Bei den Mappen kann es sich, je nach Platzbedarf, um eine Hängeregistratur oder um einfache Ordner handeln. Eine Möglichkeit wäre beispielsweise, einen großen Ordner in zwölf Einheiten zu unterteilen und mit je 31 Folien zu bestücken, die mit den Tagen bezeichnet werden. Hierin werden die tagesaktuellen Aktivitäten gesammelt. Ist beispielsweise am 12. Oktober ein Arzttermin zu vereinbaren, kommt in die entsprechende Folie die Visitenkarte des Arztes mit der Telefonnummer. Die tagesaktuellen Mappen werden jeden Tag geleert und bei der Leerung der Eingangskörbe automatisch neu bestückt.

Wie und in welchem Umfang die GTD-Methode genutzt wird, hängt letztlich von den individuellen Bedürfnissen und Möglichkeiten ab. Es gibt zahlreiche Abwandlungen, die das Prinzip der Selbstmanagement-Methode von David Allen nutzen, es aber für unterschiedliche Lebens- und Arbeitssituationen abwandeln. Wichtig ist hierbei im Grunde nur, wirklich dran zu bleiben, das System ständig weiterzuentwickeln und die Dinge, die auf den Listen landen, auch wirklich in Angriff zu nehmen.

Vor- und Nachteile der GTD-Methode

Der Vorteil der GTD-Methode ist, dass sie durch die aufgehobene Trennung von Beruf und Privatleben hilft, den gesamten Alltag in den Griff zu bekommen. Davon profitieren Selbstständige und Freiberufler besonders. Bei ihnen lassen sich Beruf und Freizeit ohnehin oft nicht trennen. Arbeit am Abend oder am Wochenende ist für sie oft ebenso an der Tagesordnung, wie ein ausgedehnter Brunch mitunter auch unter der Woche möglich ist. Manche empfinden die GTD-Methode zu umfangreich oder sie erscheint ihnen zu kompliziert. Hier gilt es zu beachten, dass sich Gewohnheiten nicht von heute auf morgen ändern lassen und es meistens schon kleine Schritte sind, die uns einem entspannten Leben näher bringen.

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