Kannst du deine Aufgaben so strukturieren, dass du deine Ziele erreichen kannst, ohne ständig unter Druck zu stehen? Oder hast du das Gefühl, dass für jede erledigte Aufgabe drei neue hinzukommen? Dann gibt es eine gute Nachricht: Du hast wahrscheinlich nicht zu viel zu tun, sondern bist nur falsch organisiert. Und dagegen kannst du etwas tun!
Das Eisenhower-Prinzip hilft dir, Prioritäten zu vergeben, damit du dich um die Aufgaben kümmern kannst, die wirklich wichtig sind.
Das Eisenhower-Prinzip: Vier Kategorien
Mit dem Eisenhower-Prinzip teilst alle anstehenden Aufgaben einer von vier Kategorien zu, abhängig davon, wie wichtig und/oder dringlich sie sind. Auf diese Weise behältst du den Überblick, was zuerst erledigt werden muss.
Kategorie 1: Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Sie sind relevant, damit du dein Ziel erreichen kannst, und müssen schnell erledigt werden. Aufgaben in dieser Kategorie erledigst du selbst noch vor allen anderen.
Kategorie 2: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringlich sind. Sie stellen ebenfalls einen Schritt auf dein Ziel dar, müssen aber nicht schnell erledigt werden. In diese Kategorie fallen zum Beispiel E-Books und andere Arten des passiven Einkommens, die du noch erstellen willst. Erledige auch diese Aufgaben selbst, aber nicht sofort. Es reicht, wenn du dir eine Frist setzt, bis wann du diese Dinge beendet haben möchtest.
Kategorie 3: In diese Kategorie der Eisenhower-Matrix sortierst du alle Aufgaben, die zwar dringlich, aber nicht wichtig sind. Sie sind dringlich, weil sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, wie zum Beispiel viele Telefonate. Delegiere diese Aufgaben an fähige Mitarbeiter.
Kategorie 4: Hier sammelst du alle restlichen Aufgaben. Sie sind weder wichtig noch dringlich und werden deshalb erst dann erledigt, wenn du noch Zeit über hast – oder einfach ignoriert.
Reicht Eisenhower alleine?
Das bloße Einteilen von Aufgaben in die Eisenhower-Matrix ist eine große Hilfe, reicht alleine aber oft noch nicht. Damit du die Aufgaben aus Kategorie 1 und 2 gut und schnell erledigen kannst, musst du auch deinen Arbeitsalltag strukturieren.
Um nie den Überblick zu verlieren, wann du überhaupt Zeit hast, brauchst du einen Kalender. Es ist egal, ob er digital ist oder an deiner Wand hängt. Wichtig ist, dass du in ihm alle Termine und Tage markierst, an denen du nicht arbeiten kannst. Das sind eine ganze Menge: Wochenenden, Feiertage, Geburtstage, Urlaub, Messebesuche…
Schaffe dir außerdem einen festen Zeitraum, in dem du Telefonate und Mails angehst. Wenn du dich immer wieder durch das Telefon oder eine neue Mail aus deinem Workflow reißen lässt, verschwendest du viel Zeit, da du dich anschließend erst wieder einarbeiten musst.
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