Ordnung am Arbeitsplatz ist wichtig. Denn kaum etwas kostet mehr Zeit und Nerven wie die endlose Suche nach einer bestimmten Mappe oder den wichtigen Unterlagen, die sich in einem großen Stapel Papier verstecken. Deshalb ist es höchste Zeit, dem „kreativen Chaos“ auf die Pelle zu rücken und mit mehr Ordnung am Arbeitsplatz für mehr Produktivität zu sorgen.
Der Anfang: Einmal gründlich aufräumen
Das beste Ordnungssystem nützt nichts, wenn du es nur auf das vollkommene Chaos draufsetzt. Plane deshalb, je nach Grad der Unordnung, genug Zeit ein, um Deinen Arbeitsplatz einmal gründlich aufzuräumen. Dies kostet einmal Zeit, aber danach wird es dir wesentlich leichter fallen, Ordnung am Arbeitsplatz zu halten.
Was sind die größten Probleme?
Erst wenn du weißt, welche Dinge der größte Feind deiner Ordnung am Arbeitsplatz sind, kannst du eine Strategie entwickeln, wie du zukünftig damit umgehen willst. Analysiere deshalb, was den größten Anteil am Chaos hat.
Sind es unzählige neue Nachrichten und Aufgaben, die über den Tag hereinflattern und den Schreibtisch bedecken? Dann brauchst du ein gutes und übersichtliches Ablagesystem.
Versuchst du immer, mehrere Dinge auf einmal zu bearbeiten? Dann reiß dich selbst zusammen. Du wirst sehr viel Zeit sparen, wenn du eine Aufgabe nach der anderen angehst. Denn Multi-Tasking funktioniert nicht.
Bleiben fertig bearbeitete Aufgaben einfach liegen, weil du sie nicht wegräumst? Dann brauchst du vielleicht einen Ruck, die eigene Faulheit zu besiegen, oder ein besseres System, diese fertigen Aufgaben wegzuheften.
Oder liegen überall Büromaterialien herum, weil eine passende Ablage fehlt? Dann kann eine Stiftebox mit Fächern für Kleinteile wie Büroklammern Wunder wirken.
Sammle thematisch gleiche Dinge am gleichen Ort
Statt überall Zettel mit Notizen zu verteilen, sammle solche Dinge zentral. Schreibe Telefonnummern und Kontaktdaten in ein Adressbuch. Hefte Visitenkarten, die Du wirklich behalten willst, in einen Ordner oder sammle sie in einer Schachtel. Nutze einen großen Jahreskalender an der Wand, um alle Termine aufzuschreiben. Bewahre alle Büromaterialien am gleichen Ort auf, nicht dort wo gerade Platz auf dem Schreibtisch ist. Hefte alle Rechnungen einer Firma in einen Ordner ab und stelle deine Ordner mit System ins Regal. Achte darauf, jeden Ordner sorgfältig mit allen Angaben zu beschriften, die du brauchst – spätestens bei fünf Ordnern, die alle nur die Bezeichnung „Rechnungen“ tragen, wirst du nicht mehr wissen, wo du etwas suchen musst.
Was brauchst du wie oft?
Um für mehr Ordnung am Arbeitsplatz zu sorgen, räume nur die Dinge auf Deinen Schreibtisch, die du wirklich regelmäßig brauchst. Wenn du nur einmal im Monat TippEx benutzt, kann das Fläschchen auch in einer Schublade verstaut werden. Gleiches gilt für Locher und Tacker, wenn du hauptsächlich Dokumente am Computer bearbeitest.
Babysteps für Ordnung am Arbeitsplatz
Reiß dich selbst zusammen und erledige Kleinigkeiten sofort. Wirf Notizen, die du nicht mehr brauchst, sofort weg, und hefte alle erledigten Zettel gleich in den entsprechenden Ordner. Gibt dem Chaos gar nicht erst die Chance, wieder Fuß zu fassen.
Räume abends auf
Beende jeden Arbeitstag damit, dass du noch einmal für Ordnung am Arbeitsplatz sorgst. Wenn du dies jeden Tag machst, sind es stets nur wenige Handgriffe. Doch so kannst du am nächsten Tag entspannt mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz in den Tag starten.
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