Die GTD-Methode: Mit Getting Things Done effizient arbeiten

Die GTD-Methode, kurz für „Getting Things Done“, wurde von David Allen entwickelt und soll helfen, anfallende Arbeiten möglichst effizient zu erledigen. Das Grundprinzip ist, dass alle Aufgaben in einem Verwaltungssystem eingetragen werden, damit der Anwender sich ganz auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren kann, ohne Sorge zu haben, andere Dinge zu vergessen. Anfangs ist es vielleicht gewöhnungsbedürftig, wirklich alles aufzuschreiben, aber dann wirst Du mit der GTD-Methode bald viel Zeit und Nerven sparen können.

Alles wie geplant

Jede Aufgabe, die anfällt, gelangt zuerst in den Eingangskorb. Dieser wird täglich geleert, d.h. die darin befindlichen Aufgaben werden durchgearbeitet und analysiert. Dabei wird z.B. beantwortet, worum genau es sich handelt, was das Ziel ist und wie lange die Aufgabe etwa dauert.
Auf diese Weise verfällst du nicht in blinden Aktionismus, sondern betrachtest eine Situation erst, um dich dann für die beste Lösung zu entscheiden. Wichtig dabei ist die Zweiminutenregel: Jede Aufgabe, die sich in weniger als zwei Minuten erledigen lässt, solltest du sofort erledigen. Denn sie erst aufzuschreiben, kostet ebenso viel Zeit, die zusätzlich zur Erledigung anfällt.

Was wird aufgeschrieben? – Alles!

So wie alle anderen Zeitmanagement-Systeme beruht auch die GTD-Methode darauf, dass Aufgaben ordentlich aufgeschrieben werden. Bei der GTD-Methode umfasst dies allerdings auch alltägliche Aufgaben wie Einkäufe und Absprachen mit dem Nachbarn, die noch ausstehen.
Das wirkt im ersten Moment unnötig kompliziert und arbeitsaufwendig. Wie sollst du schließlich Zeit sparen, wenn du jede Kleinigkeit notieren musst? Auf den zweiten Blick ist dies allerdings mehr als sinnvoll. Denn gerade auch die alltäglichen Aufgaben kosten dich Zeit und Nerven, was sich wiederum negativ auf deinen Job auswirkt. Überlege selbst: Wie oft hast du dich schon über etwas aus deinem Privatleben geärgert und dich deshalb nicht vollständig auf deinen Job konzentrieren können? Wenn dein Gehirn sich erst einmal daran gewöhnt hat, dass wirklich alle Aufgaben notiert sind, werden sie dir nicht ständig in den unpassendsten Momenten wieder einfallen.

Die GTD-Methode kennt keine Prioritäten, sondern Listen

Dies macht die GTD-Methode besonders: Das Telefonat mit deiner Oma steht gleichberechtigt neben dem Telefonat mit deinem Chef. Statt ständig zu entscheiden, welche Aufgabe im Verhältnis zu allen anderen Aufgaben wie wichtig oder unwichtig ist, werden Aufgaben thematisch zusammengefügt. So entstehen verschiedene Listen, z.B. die Liste „Telefonate“, auf der dann deine Oma, dein Chef und deine Freundin im Ausland aufgeführt werden.

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